Oleh: Sofi Ratnamurti, A.Md
Arsip
sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
harus dikelola dan diselamatkan. Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik
dan terpercaya, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan
kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Dalam menghadapi
tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya pemerintahan yang baik dan
bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan baik
di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus
dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan
terpadu.
Menurut
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pengertian penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan
arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Sedangkan
penyelenggaraan kearsipan memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1.
Menjamin terciptanya
arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
2.
Menjamin ketersediaan
arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3.
Menjamin terwujudnya
pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
4.
Menjamin perlindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5.
Mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6.
Menjamin keselamatan
dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
7.
Menjamin keselamatan
aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8.
Meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatab arsip yang autentik dan
terpercaya.
Pada
kenyataannya, unit kearsipan masih belum mengelola arsip dengan optimal.
Padahal menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 pengertian unit kearsipan
adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan. Dengan kata lain unit kearsipan merupakan awal
dimana arsip itu tercipta dan merupakan tempat pengelolaan arsip dinamis. Dari
beberapa data yang dikumpulkan, ditemukan beberapa faktor yang menyebabkan
kegiatan penyelenggaraan kearsipan belum dilaksanakan sesuai dengan benar,
diantaranya keterbatasan sumber daya manusia, kurangnya kepedulian terhadap
pentingnya arsip, sarana dan prasarana
yang kurang memadai, selain itu juga mungkin pimpinan organisasi yang kurang
memandang pentingnya bidang kearsipan bagi suatu organisasi, serta lemahnya
alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip.
Melihat
hal tersebut, maka dipandang perlu untuk melakukan pembinaan di bidang
kearsipan secara rutin sehingga pengelolaan kearsipan di unit kearsipan dapat
diterapkan secara tepat dan optimal serta dapat memberikan hasil yang
bermanfaat bagi organisasi. Tujuan diadakannya pembinaan kearsipan antara lain:
1.
Meningkatnya pemahaman
dan kesadaran masyarakat tentang arti pentingnya arsip bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
2.
Meningkatnya kemampuan
melakukan pengelolaan arsip bagi SKPD;
3.
Tersedianya kebijakan
yang mendukung pengelolaan arsip di setiap SKPD;
4.
Tersedianya sumber daya
pendukung yang memenuhi standar kualitas dalam mendukung pengelolaan arsip di
setiap SKPD.
Sasaran
pelaksanan pembinaan kearsipan ditujukan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) dan sekolah di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga, yang dalam hal ini
merupakan unit kearsipan dan sekaligus pencipta arsip dalam kaitannya dengan
pelaksanaan peran dan tanggung jawabnya dalam pengelolaan arsip dinamis. Guna
mewujudkan sasaran tersebut, kegiatan pembinaa
kearsipan dilakukan terhadap beberapa aspek, diantaranya:
1.
Sistem
Setiap
lembaga perlu menerapkan sistem pengelolaan arsip dengan benar demi kelancaran
penyelenggaraan kearsipan. Sistem penyimpanan arsip (filing system) adalah suatau rangkaian
kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip, sehingga
saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing system merupakan salah satu
kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan
kembali (finding).
Adapun
hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan filing system yang akan dipergunakan antar lain sebagai berikut:
a.
Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan tujuan,
ruang lingkup, dan jenis lembaga/instansi/organisasi;
b.
Menentukan klasifikasi yang paling
tepat untuk sistem kearsipan yang akan dipergunakan;
c.
Menentukan sifat warkat yang akan diarsipkan; permanen
atau dapat dipindah-pindahkan, cepat dimusnahkan atau lama disimpan, dan
sebagainya;
d.
Ruangan bagaimana yang diperlukan;
e.
Pertimbangan anggaran biaya; yang terbaik ialah dengan
biaya kecil dapat menyelengggarakan sistem kearsipan yang baik;
f.
Penggunaan alat dan tenaga manusia yang efektif dan
efisien;
g.
Penentuan asas kearsipan yang akan dipakai;
sentralisasi, desentralisasi atau gabungan.
Pembinaan
terhadap sistem pengelolaan arsip, terutama diarahkan pada:
a.
Terbangunnya cara
menata dan mengelola arsip yang dapat menjamin keutuhan, keautentikan,
keterpercayaan, dan legalitas arsip yang tercipta.
b.
Tersedianya berkas
arsip yang dapat diakses dengan aman, mudah dengan informasi yang benar, akurat
dan tidak menyesatkan.
2.
Sumber Daya Manusia
Pembinaan
terhadap sumber daya manusia hendaknya dimulai dengan penyamaan
persepsi/pandangan mengenai tata cara pengelolaan arsip, baik dari pimpinan
maupun para pegawai dalam suatu lembaga. Dengan begitu pembinaan terhadap
sumber daya manusia dapat lebih efektif dikarenakan peserta sudah memiliki
pandangan yang seragam tentang pentingnya mengelola arsip dengan baik dan benar.
Hal ini dapat dilakukan dengan memperbanyak kegiatan pembinaan dan pendampingan
oleh Lembaga Kearsipan Daerah yang dalam hal ini berlaku sebagai instansi
pembina terhadap unit kearsipan.
Dalam
hal ini, arsiparis perlu untuk diberdayakan dengan lebih dinamis untuk dapat
membantu menangani penataan arsip di satuan kerja lain sesuai dengan kebutuhan.
Untuk itu, pimpinan lembaga kearsipan perlu menempuh langkah koordinasi yang
lebih intensif dan persuasif.
Dalam
mengatasi minimnya jabatan arsiparis didaerah, ada baiknya penugasan
pengelola/petugas arsip perlu memperhatikan kemampuan teknis dari pegawai yang
ditunjuk sebagai petugas kearsipan. Oleh karena itu, perlu adanya peningkatan
program bimbingan teknis di bidang kearsipan.
3.
Sarana dan Prasarana
Pembinaan
terhadap penggunaan sarana dan prasarana diarahkan agar terpenuhinya standar
kualitas sarana dan prasarana kearsipan yang dibutuhkan untuk tujuan
keselamatan dan keamanan arsip. Dalam hal ini perlu pemenuhan kebutuhan sarana
dan prasarana kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku.
Pemanfaatan sarana dan prasaran kerasipan yang optimal juga akan sangat
membantu dalam proses pembenahan sistem kearsipan pada SKPD dan sekolah.
Sebagai stimulus bagi SKPD dan sekolah dapat dilakukan dengan cara pengadaan
sarana dan prasarana kearsipan yang benar oleh lembaga kearsipan. Selanjutnya
diharapkan SKPD dapat mengalokasikan anggaran untuk mengadakan sarana dan
prasarana kearsipan secara mandiri dan sesuai kebutuhan masing-masing SKPD dan
sekolah.
4.
Anggaran
Anggaran
di bidang kearsipan perlu lebih diperjuangkan dengan mendasarkan pada
landasan-landasan yang dapat memperkuat ditetapkannya program-program
kearsipan. Hal inilah yang mungkin masih sulit untuk dilaksanakan oleh SKPD.
Oleh karena itu perlu adanya pendekatan yang lebih persuasif. Ada baiknya jika
prestasi di bidang kearsipan yang memiliki manfaat bagi pemerintah, lembaga
maupun masyarakat dikemas dengan lebih rapi, sehingga dapat menjadi penyemangat
bagi seluruh kalangan untuk dapat memperbaiki pengelolaan arsip agar menjadi
lebih baik.
Dari
pemaparan yang disampaikan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip
pada unit kearsipan (SKPD dan sekolah) belum dilaksanakan secara optimal. Hal
ini disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya keterbatasan sumber daya
manusia, kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, selain itu
juga mungkin pimpinan organisasi yang kurang memandang pentingnya bidang
kearsipan bagi suatu organisasi, serta lemahnya alokasi anggaran untuk
pengelolaan arsip.
Dengan
keadaan yang demikian, maka dipandang perlu untuk mengadakan pembinaan
kearsipan bagi unit kearsipan di lingkungan pemerintah daerah, sehingga
kegiatan penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan dengan baik. Serta
pengelolaan arsip di SKPD dan sekolah dapat diterapkan secara efektif dan
efisien serta memberikan hasil yang bermanfaat.
Pembinaan
kepada unit kearsipan senantiasa diarahkan pada meningkatan pemahaman,
kemampuan dan kemandirian unit kearsipan sebagai pencipta arsip dan sebagai
pengelola arsip dinamis. Adapun aspek-aspek yang perlu dilakukan pembinaan
antara lain:
1.
Pembinaan terhadap
sistem pengelolaan arsip;
2.
Pembinaan terhadap
sumber daya manusia sebagai pengelola arsip;
3.
Pembinaan terhadap
pengadaan sarana dan prasarana yang tepat serta penggunaan sarana dan prasarana
yang efektif;
4.
Perlunya memunculkan
anggaran khusus di bidang kearsipan pada setiap SKPD.
Dengan
adanya kegiatan pembinaan ini diharapkan pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan
di SKPD dan sekolah di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga dapat dilaksanakan
dengan lebih baik, sehingga dapat mendukung kinerja organisasi. Sehingga
kedepannya jika kita mendengar kata “arsip”, tidak tergambarkan oleh
dokumen-dokumen yang usang dan SDM yang tidak produktif, melainkan
dokumen-dokumen yang tersusun baik dan rapi dalam sarana penyimpanan yang
sesuai, serta SDM yang bersemangat dalam bekerja baik secara konvensional
maupun menggunakan peralatan yang berbasis teknologi informasi. Adapun beberapa
upaya yang perlu dilakukan guna mendukung terlaksananya penyelenggaraan
kearsipan dengan baik yaitu:
1.
Meningkatkan pemahaman
dan kesadaran masyarakat tentang arti penting arsip;
2.
Perlunya meningkatkan kepedulian
terhadap arsip dan tata cara pengelolaannya;
3.
Menyediakan
kebijakan-kebijakan yang mendukung pengelolaan arsip;
4.
Mengadakan sumber daya
yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang
Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan
Kepala ANRI No. 22 tahun 2012 tentang Desain Pembinaan Kearsipan Pada
Pemerintah Daerah.
Ahmad
Safawi, dkk.2014.Pentingnya
Penyelenggaraan Pembinaan Kearsipan Pada Unit Kearsipan https://journal424.wordpress.com/category/artikel/kearsipan/,
11 Juni 2014. diakses tanggal 6 Oktober 2016.
