Memelihara arsip mulai dari diri sendiri

Salatiga - Ketika manusia terlahir ke dunia ini maka terciplah sebuah Arsip pribadi arsip inilah yang menjadi awal mula terciptanya arsip lain untuk seseorang. Arsip pribadi adalah dokumen yang memuat rekaman aktifitas mulai dari surat kelahiran sampai dengan saat ini dan tentunya sampai saat yang akan datang. Karena pentingnya peranan arsip pribadi yang kita miliki maka kita perlu menyimpan, memelihara dan tentunya kita bisa menemukan kembali arsip pribadi dengan cepat. Arsip pribadi ini bisa saya beri contoh seperti akte kelahiran, ijazah dan transkrip nilai, surat nikah, kartu tanda penduduk, kartu ijin mengemudi, kartu asuransi kesehatan dan masih banyak lagi contoh arsip pribadi yang pasti memiliki nilai sangat penting. Kebutuhan data pribadi tidak bisa melihat waktu, bisa kapan saja, bisa pagi, siang sore bahkan larut malam. Apabila kita tidak memelihara arsip pribadi dengan baik, kita akan kesulitan apabila dikemudian hari membutuhkan arsip tersebut. Alangkah lebih baiknya apabila penyimpanan arsip pribadi disimpan secara rapi di map portofolio dan juga disimpan dalam bentuk softcopy. Arsip dapat dengan mudah ditemukan apabila sudah menjadi softcopy.

Di era dengan basis teknologi seperti sekarang ini, setiap kegiatan bersentuhan dengan benda elektronik, seperti halnya data suatu pekerjaan pun tersedia dari 2 macam data yaiutu data yang tercetak dan data yang berupa softcopy. Kebanyakan dari rekan rekan apabila membutuhkan data akan lebih efisien dengan meminta bentuk softcopy, karena lebih ringkas dan tidak memakan waktu. Data tersebut dapat dikirim hanya dalam hitungan detik saja. Tanpa harus menunggu mencetak atau menggandakan.

Kembali kepada arsip pribadi, bagaimana arsip bisa disimpan dalam sebuah aplikasi? Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga adalah sebuah Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang bergerak dalam bidang Perpustakaan dan Arsip Daerah di Kota Salatiga. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga atau disebut juga Kantor Persipda. Dengan perkembangan jaman seperti saat ini, Kantor Persipda sangat mendukung dengan adanya teknologi mengenai pengelolaan arsip SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. Selain mengedepankan pengelolaan arsip SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga Kantor Persipda juga membuat sebuah aplikasi yang bisa diakses untuk mendukung kebutuhan penyimpanan arsip pribadi. Aplikasi untuk menyimpan arsip pribadi ini bisa disebut dengan SIAP. Alamat untuk aplikasi SIAP ini adalah siap.salatigakota.go.id.

Deskripsi Aplikasi SIAP (Sistem informasi Arsip Pribadi) adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk membantu mengelola dokumen atau arsip pribadi. Arsip yang disimpan didalam SIAP dapat diakses kapan saja dan dimana saja . berikut ini keunggunal dan manfaat dari SIAP:

1. Arsip yang disimpan dapat diakses dimana saja , dengan menggunakan Komputer , laptop , tab ataupun dengan smartphone;

2. Arsip dijaga dengan rahasia pada server unit Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga;

3. Arsip hanya bias diakses oleh akun pemilik arsip yang bersangkutan.

Fitur Aplikasi SIAP memiliki beberapa fitur yang berguna untuk mengelola arsip , beberapa fitur yang ada di SIAP adalah:

1. Registrasi akun baru;

2. Login dan Logout;

3. Kelola Biodata;

4. Melihat Data Arsip;

5. Melihat Detail Arsip;

6. Mengubah Data Arsip;

7. Menghapus Data Arsip;

8. Download Data Arsip;

9. Print Data Arsip; dan

10. Panduan Penggunaan.

Adapun tampilan aplikasi SIAP adalah sebagai berikut:

1. Registrasi akun baru

Fitur ini digunakan bagi calon pengguna yang belum mempunyai akun SIAP. Akun tersebut digunakan untuk menjaga kerahasiaan arsip yang akan disimpan pada akun tersebut. Berikut cara membuat akun pada SIAP :

a. Klik link “Daftar ” pada halaman login SIAP

b. Masukan data akun dengan lengkap pada from berikut ini :

c. Jika data sudah lengkap, tekan tombol “Sign Up”. Akun Anda akan didaftarkan, jika proses pendaftaran berhasil maka sistem akan membawa Anda ke halaman login (seperti pada gambar 1). Pastikan Anda menyimpan dan mengingat data akun tersebut.

2. Jika Anda sudah memiliki akun SIAP, Anda dapat melakukan Login pada halaman web SIAP. Berikut ini cara melakukan Login dan Logout :

a. Masukkan username dan password pada form login

b. Tekan tombol Login

c. Tampilan Awal Setelah user bisa login

d. Log Out (klik pada pojok kanan atas ada username klik trus pilih Log Out)

3. Kelola Biodata (klik pada pojok kanan atas ada username klik trus pilih Profile) disini kita bisa merubah data yang ingin kita ubah

4. Upload file (klik “Upload file pada toolbar”)

a. Isi field field dibawah sesuai dengan ketentuan

b. Untuk Masa berakhir untuk menggani bulan dan tahun tinggal diklik bulan dan tahunnya :

c. untuk memilih file kita pilih choose file dan mencari file yang ingin kita upload

d. setelah kita selesai menemukan file yang kita inginkan kita pilih upload

5. Melihat Daftar Arsip

Fitur ini digunakan untuk melihat daftar arsip yang telah tersimpan pada SIAP. Daftar arsip akan ditampilkan sesuai dengan akun Anda dan akun anggota keluarga Anda.

Berikut tampilan daftar arsip pada SIAP:

a. Klik pada user kemudian pilih arsip

b. tampilan Arsip (ditampilan arsip ini ada beberapa kolom seperti judul , kategori , masa berlaku , pemilik , edit , delete , view )

6. Melihat detail Arsip (klik bagian yang diberi kotak warna itu trus di klik)

a. Maka tampilan akan seperti gambar dibawah ini

b. Bila ingin mengganti detail dari file diatas bias klik pada bagian bawah :

7. Menghapus Data Arsip (klik tombol yang diberi kotakan trus data tersebut akan didelete)

8. Download file dan Print

a. Bila ingin mendownload file tersebut tinggal pilih download file maka akan otomatis terdownload . atau bias juga klik kanan pada gambar kemudian pilih simpan gambar

b. Bila ingin mencetak file tinggal tekan CTRL +P maka akan berbertuk tampilan seperti berikut :